info@wikiwork.nl | 
06-10917609
Introductie
Ben jij administratief sterk, houd je makkelijk overzicht en pak je liever even de telefoon dan dat je drie mails heen en weer stuurt? Dan hebben we een leuke functie voor je.
Organisatie
Voor een klein projectbureau binnen een grotere organisatie (in totaal 15 mensen) zoeken we een administratief medewerker die ervoor zorgt dat het hele proces rondom technische inspecties soepel verloopt. Van de eerste aanvraag van een klant tot het versturen van het inspectierapport en de voorbereiding van de factuur: jij houdt de lijnen bij elkaar.
Je werkt nauw samen met een team van vijf inspecteurs die veel onderweg zijn. Dat betekent dat jij op kantoor degene bent die overzicht houdt, klanten te woord staat en zorgt dat iedereen weet waar hij moet zijn.
Functie
Een klant mailt bijvoorbeeld dat er een inspectie aan een installatie moet plaatsvinden. Vanaf dat moment pak jij het op.
Is het een nieuwe klant? Dan maak je deze aan in het systeem. Je stelt de offerte op en zodra deze akkoord is, maak je er een order van. Vervolgens verzamel je alle informatie die de inspecteur nodig heeft, zoals tekeningen, gegevens van de installatie en een inkooporder.
Daarna stem je met de klant en inspecteur af wanneer de inspectie kan plaatsvinden en plan je deze in.
Is de inspectie uitgevoerd en het rapport klaar? Dan zorg jij dat dit bij de klant terechtkomt en bereid je de facturatie voor.
Kortom, jij:
- Beantwoordt mails en vragen van klanten
- Maakt offertes en verwerkt deze tot orders
- Verzamelt de benodigde informatie en documenten
- Plant inspecteurs en opdrachten in
- Bewaakt de voortgang van lopende orders
- Verstuurt rapportages naar klanten
- Bereidt de facturatie voor
- Neemt zelf contact op met klanten over periodieke en doorlopende inspecties
Je verwerkt alles in Uniconta, het ERP-systeem waarmee binnen het projectbureau wordt gewerkt.
Functie-eisen
Wie zoeken we?
Voor deze functie zoeken we vooral iemand die al wat werkervaring heeft en zelfstandig kan werken. Je hoeft geen technische achtergrond te hebben. Het is veel belangrijker dat je nieuwsgierig bent en wilt begrijpen wat er gebeurt.
Je bent iemand die overzicht houdt, ook als er meerdere aanvragen tegelijk binnenkomen. Je werkt secuur, denkt vooruit en wacht niet af tot iemand je vertelt wat de volgende stap is.
En belangrijk: je durft te bellen. Even een klant of inspecteur bellen om iets af te stemmen hoort echt bij deze functie.
Verder:
- Heb je ervaring met administratieve werkzaamheden
- Werk je nauwkeurig en gestructureerd
- Kun je goed plannen en prioriteiten stellen
- Ben je zelfstandig en leergierig
- Communiceer je makkelijk met klanten en collega’s
- Vind je het leuk om binnen een klein team een centrale rol te hebben
Aanbod
Je krijgt een zelfstandige functie voor 32 uur per week met veel verantwoordelijkheid en afwisseling.
- Salaris rond € 3.500 bruto per maand op fulltime basis, afhankelijk van kennis en ervaring
- 26 vakantiedagen op fulltime basis
- Een zeer goede pensioenregeling
- Veel zelfstandigheid in je functie
- Werken in een klein team met vijf inspecteurs
- Onderdeel zijn van een professionele, grotere organisatie.
Het team komt ongeveer één keer per twee weken gezamenlijk op kantoor. De rest van de tijd zijn de inspecteurs veel onderweg en ben jij degene die vanuit het projectbureau de zaken regelt.
Sollicitatie
Linda Tjaden 06-10917609